業務効率化ソフト

クラウド型で提供される定額型のoffice統合ソフトです。常に最新バージョンの Word、Excel、Access,PowerPointなどを、どのデバイスでも利用できます。また顧客や社員同士で、Outlook や Exchange を使用して連携を図ることができます。チーム全員の認識をそろえるためのチャット、オンライン会議、音声通話を Microsoft Teams で行うことができることも統合ソフトの強みになっています。データ保管機能として、1 TB 分の OneDrive ストレージを利用できます。繰り返し利用する、紙に記入するタイプのフォームを Microsoft Forms でデジタル化して手作業のペーパーワークを減らすことができます。いつも使うツールすべてに 1 か所でアクセスします。Microsoft Teams にはサードパーティのアプリも統合できることも特徴です。

Google Apps（グーグル アップス）とは、99.9% の稼働率が保証された Google の提供するコミュニケーションツールとコラボレーションツールがセットになったグループウェアとしても利用可能な組織向けのオンラインアプリケーションパックです。文書作成・表計算・プレゼンテーションが可能なGoogleドキュメントを始め、Gmail・Googleカレンダー・Googleドライブなどがパッケージされています。Google Apps のデータは全て Google のサーバーに安全に保存されますので、コンピュータやハードディスクの故障や盗難が起こったとしても、データを失うことはありません。また、メールデータも従来の POP メールシステムの様にお手元のコンピュータへダウンロードしないので、ウイルスへの感染やセキュリティソフトによるウイルススキャンの時間も大幅に短縮出来ます。

Zoom等のWeb会議ソフトは、テレビ会議と同様に映像（ビデオ）と音声を使って、社外や社内にいる相手とのコミュニケーションを可能にし、ビジネスシーンでの機能が特に洗練されたツールです。通常はひとつの場所に集まって実施する必要があるミーティングがオンライン上で可能になることから、ビジネスシーンで多く活用されています。

PC、スマートフォン、タブレットなど、現在一般的なデバイスであればアプリをインストールできます。マイクやカメラが搭載されていない端末でも、汎用品の外部機器を接続すれば電話会議、ビデオ会議が可能です。また、Windows、MacOS、Android、iOSなど、あらゆるOSに対応しているのも特徴で、Web会議システムの利便性を高めています。

Microsoft Teams・Google Meetはそれぞれ統合Office製品の一つであったり、ZoomはWeb会議に特化してソフトであったりと、それぞれの特徴を持っています。会社の業務形態・運用方針などによって、製品の選定を行うことが必要になります。

Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。

〔メール機能の特徴〕

• ファイル送受信の容量制限がないので、安心して送付できます。
• グループチャットでは過去の履歴が見やすく、コミュニケーションから発生するTo Doをタスク管理機能で管理できます。
• 複数人が参加するグループチャットにメッセージを送ればCc/Bcc漏れが防げます。

〔ビデオ・音声通話が可能〕

• ビデオ/通話を活用することで離れた拠点の社員とも簡単に会話ができます。
• 遠方のお客様でもビデオ通話を使えば、直接訪問しなくても打ち合わせができます。
• 顔を合わせる必要のない場合はグループチャットで議論できます。

このようにChatworkは、他のOfficeソフトと併用することによって一段と業務効率をアップさせることができるアプリです。

Evernote は、様々なデータを保存することができるサービスです。テキスト、Web ページ、写真・画像、音声、名刺、様々な形式のファイルなどを「ノート」という単位で保存します。クラウドサービスですので、利用者はそれがどこに保存されているのかを気にすることなく、パソコンやスマートフォンを使って、いつでも、そしてどこからでもノートを作成、編集、閲覧でき、また、検索で欲しい情報を簡単に見つけ出すこともできます。

一方、Dropbox といったストレージサービスは、様々な形式の「ファイル」、写真・画像、動画などの「ファイル」をクラウド上に保存することができるサービスです。こちらもパソコンやスマートフォンからいつでもどこからでも保存し、閲覧、編集することができます。

これらのソフトは似たような機能をもっていますが、データの内容を活かす Evernote と、ファイル単位で保存するストレージサービスがDropboxであると捉えると理解しやすくなります。これらを有効に使い分けることが業務ファイルの効率的な管理を可能にします。

Eight・Sansan等の名刺管理ソストはスマホで名刺を撮るだけでクラウドにデータを保存でき、いつでも全ての名刺情報にアクセスできます。メッセージやフィードで情報交換もでき、紙の名刺を超えたデジタルならではの利用方法が可能です。Web会議の画面にQRコードを掲示してデジタル名刺交換を行うことができ、非対面型の営業スタイルにも有効です。